Fai il primo passo! Due strumenti per percorsi di partecipazione coinvolgenti

Il problema lo conosciamo bene.

L’Ente Pubblico fa fatica a parlare ai cittadini e promuove momenti di confronto e partecipazione che non sempre sanno coinvolgere.

In questo articolo spiego come affrontare questo problema con un metodo, Vale per tutte le volte che ci troviamo ad agire per conto o dentro le pubbliche amministrazioni. Ma non solo.

Ovvero, come costruire una relazione con i cittadini all’interno di questi percorsi, con strumenti digitali semplici, ma progettati con cura e attenzione.

I due strumenti sono questionario on-line e newsletter. Se usati sapientemente, sanno creare percorsi coinvolgenti, capaci di raggiungere un gran numero di persone.

Partiamo.

Perchè creare un pubblico?

Spesso, mi trovo a organizzare percorsi di partecipazione per Enti pubblici con ancora poca esperienza su questo tema, Soprattutto per i temi e gli argomenti che tratto: pianificazione urbanistica e mobilità.

Questo che significa? Significa lavorare molto in una fase iniziale anche per mettere in piedi i canali che ci serviranno per coinvolgere i cittadini e portarli a bordo del nostro percorso.

Questo è un momento cruciale, perché costruisce le basi del successo (o insuccesso) di quello che succederà dopo. Ecco perché nel tempo ho adottato una strategia per costruire (da zero) un “pubblico” di riferimento per il nostro percorso.

Cosa è un “pubblico” all’interno di questi percorsi? Sono le persone a cui ci rivolgiamo per prime. Per:

• informarle sull’andamento del lavoro
• invitarle a interagire con noi su alcuni temi specifici
• coinvolgerle per le attività di partecipazione
• lavorare con loro per costruire progetti

Andiamo a vedere come, in tre passi.

1 – Lancio e coinvolgimento: il questionario on-line

Nelle prime fasi, lanciamo un questionario on-line, “ibrido”: uno strumento di indagine e di comunicazione allo stesso tempo. Con queste caratteristiche:

• Leggero, facile, breve: puntiamo a far partecipare migliaia di persone. Faremo alcune domande su (pochi) argomenti, per raccogliere alcuni umori e percezioni rispetto al tema che stiamo trattando. Ci serviranno da subito per cogliere alcune tendenze.
• Allo stesso tempo il questionario sa incuriosire e informare, con un tono di voce che punta ad avviare una relazione nel tempo. Costruito insomma per fare noi il primo passo: ne seguiranno molti altri.
• Nell’ultima parte il cittadino può decidere se iniziare questo percorso, lasciando i propri contatti (l’email), con la promessa di essere ricontattato a breve. E come sapete bene, i propri dati sono quanto di più caro abbiamo in questo momento. È una informazione preziosa, che cercheremo di usare al meglio.
• A questo punto, la capacità di diffondere il questionario diventa quindi decisiva. Qui ci giochiamo il successo del questionario in sé (ovviamente) e di tutto l’approccio in generale. Andranno battuti tutti i canali possibili interni e esterni all’ente, con campagne ad-hoc.
• Andremo a sfruttare anche le tante mappature di attori e portatori di interesse, già a disposizione, o costruite apposta per questo lavoro. Se saremo bravi a spiegare il valore di questa operazione, saranno i primi ambasciatori e “diffusori” del questionario sul territorio.

2 – Avvio del percorso: la newsletter

Con questo tesoro di contatti – anche diverse migliaia – avviamo un canale di comunicazione digitale diretta. Una semplice, ma potentissima, newsletter.

Per mantenere viva la relazione con il nostro pubblico tramite una newsletter, ho imparato che serve (regole sempre valide):

• scrivere regolarmente
• mettere valore in ogni comunicazione
• dare sempre informazioni utili e interessanti per chi riceve

Per la mia esperienza con Enti Pubblici, per lavori di partecipazione su piani urbanistici, servono poi queste attenzioni:

• Mantenere una relazione con un tono di voce diretto, per provare ad abbattere le tipiche barriere tra cittadino e Pubblica Amministrazione
• Comunicare l’andamento del lavoro con un approccio volutamente “work in progress”
• Dare un volto – o perlomeno un nome – di chi scrive (noi). Presentarsi e parlare come gruppo di lavoro, fatto di persone che stanno lavorando – in questo caso – su un tema di interesse comune.
• Produrre contenuti che parlano da soli, non tecnici. La sfida è semplificare, senza banalizzare.

Le prime newsletter serviranno proprio a comunicare i risultati del questionario, quasi in tempo reale rispetto alle elaborazioni:

• È un ottimo avvio, per dare continuità alla fase appena conclusa.
• Crea curiosità rispetto ai risultati prodotti. Gratifica perché mostra il proprio contributo immediatamente compreso all’interno di un percorso.
• Rende credibile la promessa di rimanere in contatto fatta all’interno del questionario. È un piccolo credito acquisito, che va mantenuto e rafforzato.

3 – Interazione e partecipazione

A questo punto, abbiamo avviato una relazione – ancora precaria. Serve mantenerla viva, con momenti di dialogo. Saranno le diverse occasioni di interazione e partecipazione che andremo a proporre lungo il percorso, in diverse forme:

• Interazione digitale, con altri questionari ad-hoc costruiti per indagare più in profondità alcuni aspetti, oppure per indirizzare alcune scelte.
• Invito alla partecipazione attiva alle iniziative, agli incontri, ai tavoli tematici, ai forum, etc. (sia on-line che dal vivo)
• Altre possibili iniziative, costruite rispetto ai bisogni del percorso.

***

Aumenta a dismisura la platea

Questi tre passi definiscono un approccio e aumentano le possibilità di partecipazione e consapevolezza dei cittadini attorno a progetti avviati dalle Amministrazioni.

In che modo?

• Chiama a raccolta persone che in passato non avrebbero partecipato a questo tipo di percorsi. Insomma, aumenta a dismisura la platea. Ne ho già parlato qui, in un mio articolo.
• È un approccio discreto: incontra la disponibilità e il tempo che le persone vogliono o sanno esprimere. Va bene per rimanere aggiornati, ma incentiva l’attivazione diretta per chi invece ha più interesse. Allo stesso tempo, è puntuale. Crea un contatto diretto, nella quotidianità di ognuno di noi.
• Tradizionalmente, le iniziative di partecipazione hanno delle precise finestre temporali e spaziali – spesso inarrivabili per tante ragioni. Chi non entra in questi momenti, farà più fatica a rimanere dentro il percorso. Questo è il cuore dell’approccio: costruire i presupposti per un percorso fatto di tante cose e tanti momenti, anche diversi nell’intensità e nelle modalità.
• Rende più vivo e credibile il rapporto tra cittadino e pubblica amministrazione. Questo è rilevante, perché nei lavori che tratto con le Pubbliche Amministrazioni, è difficile concepire – anche a livello comunicativo – un andamento work in progress verso i cittadini.
• Costruisce un gruppo “solido” di persone che volontariamente ha dato la disponibilità a esserci e che si attivano attorno a un tema, con già un certo grado di consapevolezza, interesse e conoscenza. Questi gruppi potranno un domani costruirsi come vere e proprie comunità di progetto attorno ad alcuni interessi.

Ecco quindi qualche piccolo-grande vantaggio di questo metodo. Nel tempo, mi ha portato a consideralo indispensabile.

Alla prossima!

Contributi ai testi e elaborazioni delle immagini: TPS pro – Ilaria Cottu, Marika Moscatelli, Vicky Solli